Porady a schôdzky sa stali neoddeliteľnou súčasťou niektorých profesií a firiem. Ak chcete zladiť viacerých zamestnancov a úlohy, je dobré si to s nimi raz za čas poriadne a spolu prejsť. Často sa stáva, že na poradách strácame čas a nedokážu byť efektívne. Ako to zmeniť?
Poznáme niekoľko tipov, ktoré pomôžu
Niektoré firmy si zaužívali pondelkové porady, bez ktorých sa pracovný týždeň nezačne. Pravda je však taká, že väčšinou nemajú stanovený cieľ a majú zamestnancov len namotivovať. Po porade, ktorá trvá hodinu a pol však zistíte, že nikto nič nespravil a spolu ste stratili polovicu dňa. Preto je veľmi dôležité, aby sa míting zvolával len vtedy, keď je to naozaj potrebné. Prax a výskumy ukázali, že najhorším dňom na poradu je pondelok a piatok. V prvý deň stretnutie ľudí zdržuje v plnení ich nahromadených povinností a dokonca negatívne ovplyvňuje aj ich výkonnosť a myseľ. Naopak, v piatok sú už všetci myšlienkami úplne inde a preto je dobré vybrať iný deň. Dôležité je aj miesto, kde sa to všetko uskutoční. Ak máte vlastné priestory, tak máte o problém postarané. Nie každý má ale túto možnosť a v tom prípade prichádza do úvahy prenájom kancelárie. Dôležitou súčasťou každého jedného mítingu nie sú len vhodné priestory, ale aj príprava. Existujú ľudia, ktorí vedia dlho a obsiahle hovoriť, no ani to nie je výhra.
Na poradách by ste mali povedať len to najdôležitejšie, aby ste nemrhali časom seba a aj ostatných. Dobré je pripraviť si niekoľko základných bodov, ktorých sa budete striktne držať. Ďalším tipom, ako vytvárať efektívne porady je pozývať len tých, ktorých sa stretnutie priamo týka. Možno sa to zdá ako banalita, no lepšie je rozdeliť porady do viacerých menších a vždy s inými ľuďmi, ako pozývať ich všetkých na jednu. Aby ste sa na jednej porade nezdržali aj celý deň, dôležité je udržať ju stručnú a konkrétnu. Veľmi často sa stáva, že sa strhne debata, ktorá nemá konca. Udržte preto na uzde seba aj kolegov a vyhnete sa veľkej strate času, ktorý viete využiť lepšie. Na druhej strane je však dobé zapojiť aj vašich poslucháčov. Nenechajte ich len tak nečinne sedieť, ale pripravte si pre nich dotazy. Porada sa nielen oživí, ale každý si z nej aj niečo odnesie. Na konci mítingu zhrňte dôležité fakty tak, aby v nich mal každý jeden jasno. Z porady môžete vyhotoviť aj zápis, čím presne zhrniete úlohy všetkých zúčastnených. Ten im môžete nielen rozposlať, ale ho aj uchovať do budúcnosti.
Aké je najlepšie miesto na poradu?
Tradičná porada sa nemusí konať len v kanceláriách alebo administratívnych budovách. V prípade, že ide o kratšie stretnutie využiť môžete kaviareň, park, terasu alebo záhradu. Samozrejme prispôsobiť treba aj počet ľudí, ktorý je veľmi individuálny. Pri niekoľkohodinových mítingoch je dobré využiť klasické priestory, kde sa pohodlne sedí a dobre diskutuje. Ak taký k dispozícii nemáte, môžete sa pozrieť aj na prenájom priestorov Bratislava, kde si určite vyberiete. Niektoré firmy na svoju činnosť a podnikanie vyžadujú nielen administratívu, ale aj skladovanie tovaru. Problémom nie je ani prenájom skladov a to najmä v okolí väčších miest.
